¿Cómo implementar teletrabajo en tu negocio?

por | 21 Mar. 2020 | Marketing | 0 Comentarios

Debido a la terrible pandemia que estamos sufriendo a nivel mundial muchas empresas se han visto forzadas a cesar temporalmente su actividad profesional o adecuarla al ámbito digital. Dado a que contamos con un equipo descentralizado que lleva teletrabajando de manera eficiente más de dos años y medio, creemos relevante hacer este post, donde explicaremos cómo trabajamos, cuáles son nuestros protocolos de actuación y qué herramientas utilizamos para hacer posible este sistema.

¿Qué es el teletrabajo o trabajo a distancia?

El teletrabajo o trabajo a distancia consiste en realizar tus labores profesionales de manera descentralizada o sin contar con un espacio colaborativo físico, es decir, cada integrante del equipo realiza sus tareas desde casa o coworking. Gracias a este sistema podemos formar un equipo profesional que resida en distintas zonas nacionales o internacionales, además de ahorrar recursos económicos en oficina y desplazamientos para realizar nuestro desempeño laboral.

Cabe aclarar que para llevar a cabo el teletrabajo de manera eficiente necesitamos que se cumplan una serie de requisitos mínimos que vamos a exponer en el siguiente punto.

¿Qué necesito para teletrabajar?

Para llevar a cabo esta ardua tarea, vamos a dividir este punto en dos partes: autónomos y empresas.

¿Qué necesito para teletrabajar siendo autónomo?

En este caso lo tienes fácil ya que solamente tendrás que llevar una gestión organizativa y de productividad personal. Puedes llevarlo a cabo con los siguientes requisitos:

  • Poseer una buena conexión a internet.
  • Contar con un ordenador o portátil.
  • Usar herramientas de gestión documental y productividad personal como Google Drive junto Time blocking.

¿Qué necesito para teletrabajar siendo empresa?

Si eres empresa y además de tu gestión personal tienes que liderar un equipo debes saber que no solo basta con tener una gestión organizativa sino que debes llevar a cabo una gestión comunicativa para que no se pierda información entre los distintos canales de comunicación. Además, para llevar a cabo de manera efectiva el teletrabajo contando con un equipo, es muy recomendable que te ayudes de metodologías como los OKR. Estos son los requisitos que cumplimos en Nomadmaking:

  • Cada miembro del equipo debe poseer una buena conexión a internet.
  • Poseemos ordenadores con recursos suficientes para realizar nuestro desempeño profesional de manera cómoda y eficiente.
  • Utilizamos la herramienta Slack para gestión comunicativa.
  • Usamos Notion para la gestión de clientes (es nuestro CRM).
  • Google Drive para la gestión documental.
  • Utilizamos la metodología OKR para no perder foco en nuestras tareas y mantener al equipo alineado en cumplir objetivos además de Time Blocking del equipo semanal para saber que está haciendo cada miembro en cada momento de su jornada profesional.

¿Cómo comienzo a teletrabajar?

Lo primero que debemos hacer para pasar de trabajar en oficina a teletrabajar es concienciar a nuestro equipo. Debemos tener claro que a pesar de ser un sistema cómodo y moderno puede dar malos resultados si no se mantiene el foco, la motivación y el ecosistema colaborativo que se puede llevar a cabo en un espacio físico. Una vez hemos decidido dar el paso y todo nuestro equipo va a dar el 100% para adaptarse a su nueva vida como trabajadores a distancia, tenemos que comenzar a organizar nuestra oficina virtual:

Primer paso: Slack como gestión comunicativa.

Esta seguramente sea la herramienta más importante ya que con ella vamos a crear esa cercanía entre compañeros que necesitamos para que los miembros del equipo no sientan que trabajan en soledad y consigamos un flujo de comunicación igual o mejor que de forma verbal.

Slack es una herramienta de gestión comunicativa donde vamos a crear canales por departamentos donde podremos organizar el flujo comunicativo. Por ejemplo: En nuestra empresa contamos con un departamento comercial, otro de desarrollo y finalmente el financiero. Es por ello que contamos debemos dar de alta los siguientes canales:

#comercial: En este canal solo podrán ver y enviar mensajes los miembros del equipo comercial.
#desarrollo: En este canal solo podrán ver y enviar mensajes los miembros del equipo desarrollo.
#financiero: En este canal solo podrán ver y enviar mensajes los miembros del equipo financiero.
#general: Aquí tendrán acceso de ver y enviar mensajes TODOS los miembros de la empresa ya que siempre es positivo intercambiar mensajes que estén fuera de su temática profesional además de crear cercanía entre todos los compañeros.

¿Cómo me doy de alta en Slack?

Lo primero que debemos hacer es ir a la web oficial de Slack, puedes acceder desde aquí. Una vez dentro vamos a hacer clic en el botón “Prueba Slack”.

El siguiente paso que debemos hacer, teniendo en cuenta que jamás hemos usado Slack es seleccionar la segunda opción “Mi equipo aún no utiliza Slack”. Introducimos nuestro correo y confirmamos nuestra cuenta.

Ahora es momento de introducir los datos que nos piden: nombre de la empresa, en que estamos trabajando y correos de los miembros del equipo.

¡Genial! Ya tenemos nuestra oficina virtual en slack, ahora tenemos que dar de alta los canales que hemos citado previamente (#comercial, #desarrollo y #finanzas -el canal #general viene por defecto y no se puede borrar-). Para ellos nos vamos a “Canales” y en el símbolo + seleccionamos crear canal.
IMPORTANTE
No crees canales que NO sean del todo relevantes ya que va a empeorar la experiencia de uso de tus trabajadores.

Segundo paso: Notion como CRM

Este paso también es importante ya que es indispensable contar con un sistema para gestionar nuestras relaciones comerciales, en nuestro caso usamos Notion, una herramienta All-in-one donde podremos crear tableros desde cero a nuestro gusto. Como este paso es muy personal y cada empresa es un mundo os vamos a dejar un enlace a las plantillas de Notion para que os la editéis a vuestro gusto.

¿Cómo comienzo a usar Notion?

Como hemos citado antes, Notion es una herramienta todo en uno y podríamos centralizar (casi) todo en esta herramienta, pero como a nosotros no nos gusta poner todos los huevos en la misma cesta y a ti tampoco, vamos a usarla solo como CRM. Lo primero que vamos a hacer es entrar al enlace oficial de Notion, te lo dejamos aquí.

Lo segundo que vamos a hacer es registrarnos clicando en la pestaña “Sign Up”. Podemos registrarnos usando nuestra cuenta de Google u otro email alternativo. Una vez nos hallamos registrados, rellenamos nuestros datos (nombre, apellido, rol en la empresa, miembros del equipo y nombre de la empresa).

Finalmente llegamos a nuestro panel de Notion. Vamos a ver que se nos han generado varias pestañas predeterminadas. Podemos añadir, editar y eliminar estas pestañas con el fin de amoldar el panel a nuestra actividad profesional.

Puedes añadir cualquier plantilla buscándola aquí.
IMPORTANTE
Notion te deja poner 1000 bloques gratis, pero si crees que aún no estás preparado para pagar, puedes crear tableros infinitos, donde volverás a disponer de 1000 bloques gratuitos.

Tercer paso: Google Drive como gestor documental

Gracias a Google Drive vamos a disponer de forma gratuita de 15gb de almacenamiento para cualquier tipo de documento que podemos compartir con el equipo, además podremos desarrollar documentos en un entorno colaborativo en tiempo real. En Nomadmaking lo usamos para nuestras plantillas de contratos, briefings de clientes y Time Blocking además de tener ahí nuestra plantilla de finanzas automatizada que nos podéis pedir sin compromiso.

¿Cómo empiezo en Google Drive?

Lo primero que debemos hacer es entrar en Google Drive, puedes hacerlo desde aquí. Después creamos una cuenta conectándonos con nuestra cuenta de Google.

Finalmente, creamos una carpeta con el nombre de nuestra empresa y la compartimos con todos los miembros de nuestro equipo. Ahora solo tenemos que subir archivos que usemos en nuestro día a día como contratos, propuestas de valor, plantillas de excel, etc…

Cuarto paso: Metodologías OKR y Time Blocking

Este es el paso más importante por lo menos en nuestra empresa. Gracias al uso de estas dos metodologías podemos llevar a cabo el teletrabajo de manera rentable. Vamos a explicar ambas metodologías (de una manera muy breve) para que comencéis a llevarlas a cabo.

¿Qué es la metodología OKR?

La metodología OKR u Objetivos y Resultados Clave se basa en definir acciones clave para alcanzar nuestros objetivos. Estos objetivos deben ser medibles, por ejemplo:

Objetivo: Mejorar el SEO de mi página web

Resultados clave: Mejorar el tiempo de carga de la página, curar el contenido del blog, realizar estrategia de Linkbuilding,….

A todo esto hay que darle un seguimiento, la mejor opción es usar una plantilla de excel.

¿Que es el Time Blocking?

El time blocking es una técnica para ser más productivo, planificando tu día o semana por adelantado y guardando bloques de tiempo para realizar tareas concretas. A nosotros nos ayuda para llevar el control de nuestro tiempo y el de nuestro equipo. Puedes descargar nuestra plantilla en el siguiente enlace: Plantilla Time Blocking Nomadmaking.

 

Esperamos que con este post os ayudamos a implementar el teletrabajo a todos los profesionales que se están viendo afectados por esta situación extraordinaria y deseamos que pronto volváis a retomar vuestra actividad profesional sin que se vea repercutida vuestra economía. Si necesitáis ayuda con algún aspecto concreto del teletrabajo no dudéis en contactar con nosotros dejando un comentario o contactando mediante las redes sociales.

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